Porque você precisa adotar a gestão de processos no seu escritório.

Entenda como o conhecimento avançado sobre cada etapa desempenhada no escritório pode ajudar a aprimorar seus resultados.

A gestão contábil de uma empresa depende do trabalho de dezenas ou centenas de colaboradores. Por esse motivo, a função do contador e o trabalho do escritório de contabilidade como um todo têm uma imensa responsabilidade todos os dias.

Para que tudo funcione como uma engrenagem, a gestão de processos se faz mais do que necessária. Ela unifica o que você já sabe em gestão de negócios e padroniza as atividades com os recursos da tecnologia da informação. Na prática, gerir processos significa conhecer todas as etapas para a realização de uma tarefa. Seu objetivo é reduzir problemas na entrega das atividades diárias ou na execução delas e enxergar a empresa de forma sistêmica, ou seja, como um todo. Uma gestão de processos bem feita otimiza o desempenho do escritório de contabilidade em cada etapa da prestação de serviços e gera resultados concretos.

“A teoria é muito simples, mas muitos escritórios acabam se perdendo no meio do caminho e, por esse motivo, não são capazes de cumprir metas ou fazer o devido acompanhamento durante a execução dos processos”, explica Renan Siqueira – Supervisor da Hasa Documentos

Confira, portanto, as principais razões para colocar a gestão de processos em prática e impulsionar o seu escritório:

 

1. É preciso fazer e documentar as atividades

É preciso mapear todos os seus processos e isso inclui fazer um registro de cada etapa do trabalho, documentar todas as tarefas que são realizadas para se concluir uma atividade. A gestão de processos permitirá que a sua equipe enxergue com mais clareza a execução dos serviços.

Documentar significa passar a receita do bolo tipo… Acesse o site X… Vá até a aba Y, imprima o documento tal… De modo que qualquer pessoa seja capaz de executar as tarefas, seguindo somente as instruções.

 

2. Identificar e eliminar os gargalos, traz mais produtividade

Quando a gestão de processos existe, o contador é capaz de notar que existem algumas práticas que podem minar a produtividade do escritório.

Você pode utilizar a comunicação empresarial e até um software de gestão integrada para identificar esses gargalos e pensar em soluções práticas para eliminá-los. Dessa forma, você estará poupando tempo e recursos e, consequentemente, terá um aumento de produtividade no dia  a dia.

 

3. Estabelecer metas periódicas, para controlar os resultados

Se você é contador, sabe perfeitamente que muita coisa pode mudar em poucos meses. Uma nova legislação, uma dificuldade econômica ou qualquer outro imprevisto podem dificultar o alcance de objetivos que você planejou para o ano todo.

Para evitar a inconstância das metas anuais, considere estabelecer metas em prazos menores, semestrais ou trimestrais. Além de permitir uma visão mais clara do desempenho do escritório, as metas em períodos menores facilitam a gestão em períodos de crise.

 

4. Desenvolver parcerias, para ganhar produtividade

Existe muito que pode ser dito sobre a gestão de processos e, com certeza, o seu escritório só tem a ganhar colocando-a em prática. É uma forma de identificar brechas e aumentar a produtividade.

Outra maneira de impulsionar seu escritório é fazer uma parceria com a Hasa Documentos. Somos uma empresa especializada em legalização de empresas e, na prática, lidamos com a burocracia das instituições para que você e o seu escritório possam focar na produtividade.

Fale conosco para conhecer mais sobre as nossas soluções.

Conheça as principais tendências da 4ª Revolução Industrial

Pesquisa KPMG indica que 85% das empresas estão investindo ou investiram em tecnologias emergentes no último ano.

Conhecida como Indústria 4.0, a 4a Revolução Industrial trouxe diversas mudanças acompanhadas de transformações tecnológicas, econômicas e sociopolíticas. Essa nova fase se caracteriza pela convergência de diversas tecnologias inovadoras com consequências diretas para as cadeias produtivas em todos os setores.

Talvez você se pergunte: De que maneira essas transformações influenciam a  minha vida? Por mais que algumas mudanças não sejam tangíveis, a verdade é que, principalmente para quem está diretamente envolvido com o empreendedorismo, a 4aRevolução Industrial representa viradas muito significativas.

A relação velocidade x controle

O ritmo acelerado que a tecnologia evolui faz com que as empresas busquem soluções para se adaptarem, segundo a pesquisa Mudança do Panorama das Tecnologias Emergentes, realizada pela KPMG no segundo semestre de 2018 com executivos de diversas empresas que atuam no território nacional.

O estudo indica que 85% das empresas estão investindo ou investiram em tecnologias emergentes no último ano. Entre esses investimentos, 32% se referem à adoção de aplicativos e dispositivos móveis, 38% ao Cloud computing, 20% ao uso da internet das coisas (conexão de objetos cotidianos à internet), 8% à inteligência artificial, 4% à robótica e processos automáticos e 4% à blockchain (descentralização como medida de segurança).

Essas tecnologias já existem há algum tempo, mas adotá-las não é mais apenas uma opção para quem quer sair na frente, é mandatório e fundamental para o sucesso e sobrevivência empresarial.

Mas as mudanças precisam ser estruturadas, para evitar perda de clientes e de colaboradores capacitados. Afinal, sem uma estrutura adequada para acolher essas transformações, as coisas podem sair do controle. “O potencial das novas tecnologias é óbvio e quem deixa de aproveitá-lo está desperdiçando oportunidades. Mas é preciso ter cautela e assertividade para tomar decisões concretas sem se precipitar”, afirma Victor Augusto da Silva, Gerente Administrativo da Hasa Documentos, especializada em legalização de empresas, agindo como uma facilitadora para contadores e advogados.

“Uma empresa terá dificuldades em lidar com as novas tecnologias se subestimar a necessidade de construir um alicerce, tanto no ponto de vista de operacional, como em sua base legal e contábil”, completa Victor.

Os riscos tecnológicos da 4ª Revolução industrial 

Como toda transformação, entretanto, os processos envolvem riscos e gerenciá-los é uma tarefa que requer habilidade e experiência.

Segundo a pesquisa da KPMG, 43% dos CIOs já estão investindo em segurança cibernética. Pudera, em 2018, 21% das organizações foram vítimas de um grande ataque cibernético.

Dessa forma, o risco tecnológico passou a ser visto como um centro de valor que ajuda a atingir objetivos críticos de negócios. Essa visão faz com que os gastos com risco tecnológico nos próximos anos acelere – 84% dos líderes dizem que os investimentos nessa área aumentarão nos próximos três anos.

Dificilmente, uma empresa fora do segmento de tecnologia terá especialistas em segmentos tão amplos como inteligência artificial, realidade aumentada, internet das coisas, big data, entre outros emergentes.

Com isso, a parceria com consultorias especializadas tanto para a implantação nas novas tecnologias de forma controlada quanto para o gerenciamento de riscos é a solução de problemas.

As parcerias são cruciais para os bons resultados nessa era em que tudo está conectado. “Na Hasa Documentos, auxiliamos nossos clientes, lidando com toda a parte burocrática dos processos de legalização de empresas, abrindo espaço para que eles foquem em sua produtividade e relacionamento com seus clientes. A lógica segue esses princípios da 4a Revolução Industrial”, diz Victor.

Integração para ir além

Ainda que as empresas sejam compostas por setores distintos com funções específicas, a noção de que eles trabalham de forma independente uns dos outros deve ficar para trás. A Indústria 4.0 demanda uma conexão entre as equipes de uma empresa para que, juntas, elas trabalhem com objetivos compartilhados.

A contabilidade não funciona sem as vendas que, por sua vez, depende do atendimento e do setor legal, que varia de acordo com as estratégias de marketing e assim por diante. Tudo está interligado. Quem não reconhecer essa necessidade pode ser prejudicado.

Saiba mais sobre a Hasa

Com 20 anos de experiência no mercado de legalização de empresas, a Hasa Documentos está localizada em São Paulo e atende toda a região metropolitana. Fale com um de nossos consultorese conheça as soluções que preparamos para o seu negócio.