Porque você precisa adotar a gestão de processos no seu escritório.

Entenda como o conhecimento avançado sobre cada etapa desempenhada no escritório pode ajudar a aprimorar seus resultados.

A gestão contábil de uma empresa depende do trabalho de dezenas ou centenas de colaboradores. Por esse motivo, a função do contador e o trabalho do escritório de contabilidade como um todo têm uma imensa responsabilidade todos os dias.

Para que tudo funcione como uma engrenagem, a gestão de processos se faz mais do que necessária. Ela unifica o que você já sabe em gestão de negócios e padroniza as atividades com os recursos da tecnologia da informação. Na prática, gerir processos significa conhecer todas as etapas para a realização de uma tarefa. Seu objetivo é reduzir problemas na entrega das atividades diárias ou na execução delas e enxergar a empresa de forma sistêmica, ou seja, como um todo. Uma gestão de processos bem feita otimiza o desempenho do escritório de contabilidade em cada etapa da prestação de serviços e gera resultados concretos.

“A teoria é muito simples, mas muitos escritórios acabam se perdendo no meio do caminho e, por esse motivo, não são capazes de cumprir metas ou fazer o devido acompanhamento durante a execução dos processos”, explica Renan Siqueira – Supervisor da Hasa Documentos

Confira, portanto, as principais razões para colocar a gestão de processos em prática e impulsionar o seu escritório:

 

1. É preciso fazer e documentar as atividades

É preciso mapear todos os seus processos e isso inclui fazer um registro de cada etapa do trabalho, documentar todas as tarefas que são realizadas para se concluir uma atividade. A gestão de processos permitirá que a sua equipe enxergue com mais clareza a execução dos serviços.

Documentar significa passar a receita do bolo tipo… Acesse o site X… Vá até a aba Y, imprima o documento tal… De modo que qualquer pessoa seja capaz de executar as tarefas, seguindo somente as instruções.

 

2. Identificar e eliminar os gargalos, traz mais produtividade

Quando a gestão de processos existe, o contador é capaz de notar que existem algumas práticas que podem minar a produtividade do escritório.

Você pode utilizar a comunicação empresarial e até um software de gestão integrada para identificar esses gargalos e pensar em soluções práticas para eliminá-los. Dessa forma, você estará poupando tempo e recursos e, consequentemente, terá um aumento de produtividade no dia  a dia.

 

3. Estabelecer metas periódicas, para controlar os resultados

Se você é contador, sabe perfeitamente que muita coisa pode mudar em poucos meses. Uma nova legislação, uma dificuldade econômica ou qualquer outro imprevisto podem dificultar o alcance de objetivos que você planejou para o ano todo.

Para evitar a inconstância das metas anuais, considere estabelecer metas em prazos menores, semestrais ou trimestrais. Além de permitir uma visão mais clara do desempenho do escritório, as metas em períodos menores facilitam a gestão em períodos de crise.

 

4. Desenvolver parcerias, para ganhar produtividade

Existe muito que pode ser dito sobre a gestão de processos e, com certeza, o seu escritório só tem a ganhar colocando-a em prática. É uma forma de identificar brechas e aumentar a produtividade.

Outra maneira de impulsionar seu escritório é fazer uma parceria com a Hasa Documentos. Somos uma empresa especializada em legalização de empresas e, na prática, lidamos com a burocracia das instituições para que você e o seu escritório possam focar na produtividade.

Fale conosco para conhecer mais sobre as nossas soluções.

Reduzir Custos Financeiros: 4 dicas importantes para o seu escritório Contábil

Reduzir custos de um escritório é um dos grandes desafios para empresas de qualquer segmento, de qualquer tamanho em qualquer lugar do mundo. Afinal, quem deseja expandir os negócios, melhorar a margem da prestação de serviços, realizar networking e aumentar o crescimento de áreas de desenvolvimento precisa olhar para o tema. No entanto, reduzir custos financeiros não significa diminuir a qualidade dos serviços prestados. Por isso, é preciso analisar e garantir que a economia não afete o dia a dia da sua empresa.

Para te ajudar com esta questão, nós da Hasa Documentos listamos as principais dicas para o seu escritório contábil reduzir custos. Confira e veja como é possível otimizar os processos gastando menos.

1 – Digitalize os documentos

Eliminar a papelada pode fazer você economizar significativamente. Os arquivos digitais possuem a mesma validade que um arquivo impresso – desde que estejam assinados digitalmente por um certificado digital.

Com essa digitalização, você reduz os gastos com cópias, envio e armazenamento de documentos, por exemplo. Além disso, as atividades operacionais se tornam mais ágeis – podendo até mesmo diminuir o prazo da finalização de processos.

2 – Contrate uma consultoria de TI

Com a digitalização dos documentos, é fundamental que o seu escritório contábil contrate uma consultoria de TI. Com isso, você evita custos desnecessários com retrabalhos e problemas em softwares – e ainda garante mais segurança aos seus arquivos.

Afinal, com ataques virtuais cada vez mais frequentes, esta consultoria vai evitar problemas e ainda capacitar toda a equipe a operar os sistemas e equipamentos fornecidos.

3 – Reduza seus custos mensais

É importante ter em mente todos os custos que podem ser reduzidos e que não vão impactar na produtividade do seu escritório. Um bom exemplo são os custos com telefonia, internet e sistemas. Afinal, essas empresas sempre atualizam seus pacotes de planos – e podem oferecer uma solução mais barata e que se adeque melhor às suas necessidades.

Outro exemplo é o gasto com papéis, materiais descartáveis e de escritório. Vale conscientizar os colaboradores para evitar o desperdício – como diminuir o número de impressões e evitar o uso de copos descartáveis, por exemplo. São pequenas ações, mas que no final do mês fazem muita diferença.

4 – Invista em parcerias estratégicas

O primeiro passo para um escritório contábil reduzir custos sem prejudicar seu desenvolvimento é por meio de parcerias estratégicas. Dentre os exemplos de parcerias que podem beneficiar sua empresa estão a fusão, patrocínio de pesquisas e a coprodução.

É comum que os empresários enxerguem empresas do mesmo segmento apenas como concorrentes – mas elas podem se tornar um complemento do seu serviço – otimizando a sua entrega e trazendo uma redução de custos significante.

Um bom exemplo desse tipo de parceria é a Hasa Documentos – uma empresa que pode te ajudar com as atividades paralegais, o que vai reduzir custos e ainda agilizar a burocracia com órgãos públicos.

Uma assessoria completa, com o acompanhamento, protocolo e preparo de documentos na Jucesp, Receita e Prefeitura. Assim, seu escritório tem mais tempo para atender os clientes e realizar outras atividades que exigem mais tempo e técnica e que sejam mais relevantes para o seu cliente.

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