Entenda como o conhecimento avançado sobre cada etapa desempenhada no escritório pode ajudar a aprimorar seus resultados.
A gestão contábil de uma empresa depende do trabalho de dezenas ou centenas de colaboradores. Por esse motivo, a função do contador e o trabalho do escritório de contabilidade como um todo têm uma imensa responsabilidade todos os dias.
Para que tudo funcione como uma engrenagem, a gestão de processos se faz mais do que necessária. Ela unifica o que você já sabe em gestão de negócios e padroniza as atividades com os recursos da tecnologia da informação. Na prática, gerir processos significa conhecer todas as etapas para a realização de uma tarefa. Seu objetivo é reduzir problemas na entrega das atividades diárias ou na execução delas e enxergar a empresa de forma sistêmica, ou seja, como um todo. Uma gestão de processos bem feita otimiza o desempenho do escritório de contabilidade em cada etapa da prestação de serviços e gera resultados concretos.
“A teoria é muito simples, mas muitos escritórios acabam se perdendo no meio do caminho e, por esse motivo, não são capazes de cumprir metas ou fazer o devido acompanhamento durante a execução dos processos”, explica Renan Siqueira – Supervisor da Hasa Documentos
Confira, portanto, as principais razões para colocar a gestão de processos em prática e impulsionar o seu escritório:
1. É preciso fazer e documentar as atividades
É preciso mapear todos os seus processos e isso inclui fazer um registro de cada etapa do trabalho, documentar todas as tarefas que são realizadas para se concluir uma atividade. A gestão de processos permitirá que a sua equipe enxergue com mais clareza a execução dos serviços.
Documentar significa passar a receita do bolo tipo… Acesse o site X… Vá até a aba Y, imprima o documento tal… De modo que qualquer pessoa seja capaz de executar as tarefas, seguindo somente as instruções.
2. Identificar e eliminar os gargalos, traz mais produtividade
Quando a gestão de processos existe, o contador é capaz de notar que existem algumas práticas que podem minar a produtividade do escritório.
Você pode utilizar a comunicação empresarial e até um software de gestão integrada para identificar esses gargalos e pensar em soluções práticas para eliminá-los. Dessa forma, você estará poupando tempo e recursos e, consequentemente, terá um aumento de produtividade no dia a dia.
3. Estabelecer metas periódicas, para controlar os resultados
Se você é contador, sabe perfeitamente que muita coisa pode mudar em poucos meses. Uma nova legislação, uma dificuldade econômica ou qualquer outro imprevisto podem dificultar o alcance de objetivos que você planejou para o ano todo.
Para evitar a inconstância das metas anuais, considere estabelecer metas em prazos menores, semestrais ou trimestrais. Além de permitir uma visão mais clara do desempenho do escritório, as metas em períodos menores facilitam a gestão em períodos de crise.
4. Desenvolver parcerias, para ganhar produtividade
Existe muito que pode ser dito sobre a gestão de processos e, com certeza, o seu escritório só tem a ganhar colocando-a em prática. É uma forma de identificar brechas e aumentar a produtividade.
Outra maneira de impulsionar seu escritório é fazer uma parceria com a Hasa Documentos. Somos uma empresa especializada em legalização de empresas e, na prática, lidamos com a burocracia das instituições para que você e o seu escritório possam focar na produtividade.
