Perda de tempo e consequentemente perda de dinheiro, esses são algumas das consequências do retrabalho no seu Escritório de Contabilidade.
O retrabalho ocorre quando há necessidade de refazer uma tarefa. E podemos dizer, que um dos principais motivos é por não atender o padrão de qualidade que o solicitante esperava.
Retrabalho é um malefício que traz “dores de cabeça”. Por isso, vamos passar algumas dicas para resolvê-las. Vamos em frente…
Razões que os escritórios de Contabilidade se deparam com retrabalho
O retrabalho é o mal que ronda os escritórios de Contabilidade porque ele compromete a competitividade, além de dificultar o relacionamento com os clientes. As principais razões são:
I – Má organização da documentação
Documentos bagunçados, demora para encontrar uma informação importante, envio de documento errado ao cliente, colaborador não consegue encontrar documentos, esses são alguns exemplos de má organização da documentação.
São retrabalhos que perdem tempo, além de afetar a confiança com os clientes.
A dica nesse caso é a padronização dos documentos. Padronize a nomeação dos arquivos, separe por clientes, tanto os documentos impressos quanto os eletrônicos.
Mas além de padronizar, é necessário cobrar o cumprimento de toda a equipe. A parte mais difícil de um padrão é fazer todos seguirem à risca.
II – Dificuldade na comunicação com o cliente
Você já analisou como está o atendimento com os seus clientes?
Um bom atendimento é o melhor cartão de visitas para qualquer empresa, ainda mais para o escritório de contabilidade que possui clientes com demandas recorrentes.
A dificuldade na comunicação com o cliente se dá quando não há um alinhamento nos atendimentos. Onde todos os funcionários têm acesso e se comunicam com eles, por exemplo.
Por isso, ofereça aos funcionários um sistema para que possa ocorrer um atendimento e suporte adequado ao cliente.
Além disso, alguns escritórios já estão abordando o atendimento por um CS (Customer Sucess). Esse profissional irá garantir o sucesso do cliente, aumentando a satisfação nos seus serviços.
Esse ponto é muito importante, vale a pena pensar sobre ele. Ok!?
III – Rotatividade nos escritórios Contábeis
Todo novo colaborador precisa de um treinamento adequado para iniciar as suas funções. Mas mesmo com o treinamento, sempre há a possibilidade do retrabalho.
Isso acontece porque o tempo que se leva para realizar com perfeição determinada tarefa pode ser grande. Além de serviços precisarem serem refeitos com mais frequência.
“Cuide dos seus colaboradores e eles cuidaram da sua empresa”, ou seja, evite a rotatividade no seu escritório.
Falamos de retrabalho, agora é a hora de deixar o seu escritório mais produtivo… Como ter um Escritório Contábil mais produtivo?
Terceirização para diminuir o retrabalho
Sabemos que a rotina de um escritório contábil envolve diversos desafios no dia a dia.
São muitas solicitações, um grande número de regulamentações e exigências fiscais, feedbacks de clientes e várias outras demandas. Dessa forma, equívocos podem acontecer e gerar vários problemas.
O envio de informações incorretas aos órgãos pode desencadear em um grande volume de retrabalho, além de prejudicar a imagem da organização.
Por isso, estamos aqui para te ajudar. Conheça a Hasa Documentos!
Somos uma empresa especialista em Legalização de empresas, e temos o maior HUB de legalização voltado exclusivamente a Contadores.
Sabe a dica dos documentos organizados? Temos um Backup vitalício e a sua disposição para ajudar com isso, além de muito mais…
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