A legalização de uma empresa no Brasil envolve diversas etapas e atenção aos detalhes. Antes mesmo de iniciar, é essencial compreender os procedimentos necessários, os formulários a serem preenchidos e os prazos exigidos. Entre essas etapas, a consulta de viabilidade é um ponto crítico e merece um cuidado especial.
Neste artigo, explicaremos os erros mais comuns no preenchimento da viabilidade, os riscos envolvidos e como evitar problemas. Também mostraremos como a Hasa Documentos é a parceira ideal para facilitar esse processo no seu escritório de contabilidade.
A consulta de Viabilidade: O que é?
A consulta de viabilidade é o primeiro passo para abrir ou regularizar uma empresa. Trata-se de uma pesquisa eletrônica que avalia a possibilidade de uso de um endereço específico para determinada atividade, verifica a disponibilidade do nome empresarial e analisa outras questões relacionadas ao funcionamento da empresa.
Essa etapa é indispensável tanto para novas empresas quanto para alterações de nome, endereço ou atividades econômicas. No entanto, qualquer erro no preenchimento pode resultar em atrasos significativos ou na necessidade de reiniciar o processo.
Quais são os erros mais frequentes?
Mesmo com toda a experiência, erros no preenchimento dos dados da viabilidade são bastante comuns. Entre os principais, destacam-se:
- Informações divergentes do cadastro do IPTU: Dados como endereço e descrição do imóvel precisam estar alinhados ao que consta nos registros municipais. Incompatibilidades podem travar o processo;
- Dados do IPTU diferentes da base da Prefeitura: É essencial que as informações sejam idênticas às que estão na base de dados da Prefeitura. Qualquer diferença pode levar ao indeferimento;
- Objeto social inadequado: A descrição do objeto social deve ser compatível com as atividades econômicas pretendidas. Erros aqui podem gerar incompatibilidades com o CNAE.
Além desses, outros erros podem surgir, como falta de atenção aos documentos obrigatórios ou problemas com as condições do imóvel, como alvarás vencidos ou irregularidades no IPTU. Todos esses pontos podem impedir a emissão do Alvará de Funcionamento, um documento essencial para a operação da empresa.
Entenda os prazos e consequências
Os prazos relacionados à viabilidade variam de acordo com o município e podem ser diferentes para cada etapa do processo. De modo geral:
- A viabilidade aprovada tem validade limitada, geralmente de 30 dias para transmissão conjunta de DBE e 90 dias para conclusão do processo de abertura. Caso os prazos não sejam respeitados, a viabilidade será anulada e será necessário iniciar um novo pedido.
- Municípios e estados podem exigir análises e documentações adicionais, tornando o processo ainda mais complexo.
Por isso, um pequeno erro pode custar muito: retrabalho, atrasos e, em casos mais graves, prejuízos financeiros para o cliente e para o contador.
Evitar esses problemas é possível, mas exige organização, tempo e atenção. Aqui estão algumas recomendações para otimizar o processo de viabilidade:
- Revise cuidadosamente os dados antes de enviá-los, certificando-se de que estão corretos e atualizados;
- Consulte os órgãos responsáveis sobre exigências específicas da localidade onde o cliente deseja operar;
- Estabeleça uma comunicação clara com o cliente para garantir que os documentos e informações fornecidos estão completos e corretos.
Apesar dessas medidas, sabemos que, na prática, a rotina de um escritório de contabilidade é repleta de demandas. Nesse contexto, contar com um parceiro especializado pode ser a chave para uma operação mais ágil e eficiente.
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- Evitar erros no preenchimento e retrabalhos;
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