Como contador, você sabe que manter a regularidade fiscal e jurídica das empresas de seus clientes é um dos aspectos mais críticos do seu trabalho. Mas com tantas obrigações fiscais, prazos e documentos para gerenciar, garantir que tudo esteja em dia pode ser um verdadeiro desafio.
É nesse cenário que o Controle de Certidões se torna indispensável. Mais do que uma simples tarefa administrativa, ele é a chave para evitar problemas legais, preservar a reputação das empresas e assegurar a continuidade de suas operações.
Neste artigo, vamos explorar a importância do controle de certidões, os principais tipos que você deve gerenciar e como a Hasa pode ser a parceira que facilita o seu dia a dia, garantindo eficiência e segurança para o seu escritório contábil.
Por que o controle de certidões é importante?
As certidões negativas ou positivas com efeitos negativos são documentos indispensáveis para comprovar que a empresa não possui pendências com órgãos governamentais. Esses documentos, muitas vezes exigidos em processos como renovação de contratos, licitações ou financiamentos, atestam a regularidade da empresa em diferentes esferas.
Manter esse controle atualizado não é apenas uma questão de organização, mas sim uma proteção contra riscos que podem prejudicar a empresa e, consequentemente, a sua relação com o cliente. Entre os principais problemas que podem surgir devido à falta de regularidade estão:
- Multas e penalidades aplicadas por órgãos fiscalizadores;
- Impedimento de participação em licitações públicas ou renovações contratuais;
- Perda de credibilidade no mercado, afetando o crescimento da empresa.
Como contador, você é o responsável por gerenciar todas essas demandas e proteger seus clientes de possíveis complicações. Mas, com o volume de trabalho crescente e prazos apertados, como garantir que nenhuma certidão seja esquecida ou fique fora do prazo?
Quais são os principais tipos de certidões?
Para que seus clientes mantenham a regularidade, é fundamental estar atento a diferentes tipos de certidões que podem ser exigidas por órgãos federais, estaduais e municipais. Abaixo, destacamos os principais documentos que devem estar no radar do seu escritório:
- Certidão do FGTS (CND FGTS): Comprova que a empresa está em dia com o pagamento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). Emitida pelo site da Caixa Econômica Federal, é essencial para evitar penalidades trabalhistas;
- Certidão Conjunta da Receita Federal e Procuradoria Geral da União: Atesta a regularidade fiscal em âmbito federal, incluindo débitos tributários e inscrição na Dívida Ativa da União;
- Certidão de Regularidade Fiscal Estadual (CND Estadual): Emite a situação da empresa perante o Estado, sendo essencial para verificar se há pendências relacionadas a tributos estaduais;
- Certidão de Regularidade Fiscal Municipal (CND Municipal): Certifica que não existem débitos com o município, especialmente relacionados ao ISS (Imposto Sobre Serviços);
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CND Trabalhista): Emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), comprova que a empresa não possui pendências trabalhistas.
Essas certidões possuem validade específica, e qualquer atraso na renovação pode causar problemas graves para a empresa. Apesar de algumas serem emitidas online, o processo de controle exige muita atenção aos prazos e requisitos de cada órgão.
Quais os riscos de não controlar as certidões de forma adequada?
Para empresas, a falta de regularidade nas certidões pode significar prejuízos financeiros e restrições operacionais. Para você, contador, isso pode representar perda de credibilidade junto aos clientes e desgaste na relação profissional.
Os principais riscos incluem:
Multas elevadas: A não conformidade com exigências legais pode acarretar multas significativas;
Problemas em licitações: Sem as certidões em dia, empresas ficam impedidas de participar de licitações públicas ou fechar contratos importantes;
Interrupção de operações: Certidões vencidas podem resultar na suspensão de atividades, prejudicando o funcionamento da empresa;
Sobrecarga do escritório: O volume de demandas para controlar manualmente prazos e renovações pode comprometer a produtividade do seu time.
Como a Hasa pode ajudar você e o seu escritório contábil?
Gerenciar o controle de certidões é uma tarefa que exige tempo, atenção e conhecimento técnico. Porém, ao terceirizar essa responsabilidade com uma empresa especializada como a Hasa Documentos, você não só reduz a carga de trabalho, mas também aumenta a segurança e a eficiência nos processos do seu escritório.
Manter o controle de certidões das empresas de seus clientes é um desafio inevitável, mas não precisa ser um problema para o seu escritório. Ao contar com a Hasa Documentos, você pode simplificar esse processo, proteger seus clientes e melhorar a eficiência da sua operação contábil.
Deixe a burocracia conosco e concentre-se no que realmente importa: oferecer um serviço de excelência aos seus clientes e impulsionar o crescimento do seu escritório.
Pronto para garantir a tranquilidade do seu escritório e a regularidade dos seus clientes?
👉 Clique aqui e conheça como a Hasa pode transformar o gerenciamento de certidões para o seu escritório contábil!
