Como reduzir custos em um escritório contábil?

O que pode ser feito para maior eficiência e ganhos de tempo em um escritório contábil? Afinal, a redução de custos é ainda um desafio para muitos empreendedores.

Segundo estudos da Deloitte, com respostas de mais de 1200 executivos. A redução estratégica de custos deve estar na pauta da maioria das empresas e profissionais. Acompanhe com a gente e aprenda mais!

Como reduzir custos em um escritório contábil?

A primeira coisa para reduzir seus custos, é estruturar detalhadamente sua operação. Revise demandas, processos, custos fixos e variáveis. Quanto mais detalhado melhor.

  • Avaliação de custos mensais
“Custos é igual unha, de vez em quando você deve cortá-los”

Com um levantamento geral dos custos do seu escritório, avalie quais funções ou departamentos exigem muitos recursos e geram pouco resultado.

A maioria das demandas, principalmente nas Contabilidades, são voláteis o que torna a gestão de seus recursos muito passível de ineficiências em meses onde a força operacional sobra, devido a redução de volume.

Sempre existem processos que podem ser eliminadas e/ou ajustados, mas sem comprometer a qualidade do serviço prestado, é claro.

Este é o primeiro passo, ter uma visão sistêmica e crítica sobre todos os processos e recursos necessários para execução.

Este outro artigo pode complementar ainda mais… dicas importantes para o seu escritório contábil reduzir mais custos.

  • Alugue equipamentos, em vez de comprar
Outra forma de reduzir custos em um escritório contábil é alugar equipamentos em vez de comprá-los.

Obviamente deve ser analisado no seu caso, mas podemos afirmar que hoje em dia as empresas de locação de maquinário avançaram muito em suas ofertas, vale a pena pesquisar se algum maquinário pode ser vendido e substituído pela locação.

Comprar equipamentos é um investimento de longo prazo e que pode não compensar. Isso, não estamos falando apenas de impressoras, mas toda a infraestrutura tecnológica também.

Alugando ou terceirizando com uma empresa especializada nisso, pode garantir a mesma eficiência com um gasto de tempo e dinheiro muito menor, pois todo o suporte quando algo dá errado fica com eles.

  • Invista na tecnologia
Como exemplo… Será que é mesmo preciso imprimir documentos de maneira tradicional, sendo que hoje existem tecnologias que podem ser usadas como aliadas para isso?

Afinal de contas, existem soluções hoje que dão o mesmo valor jurídico a uma assinatura a punho, sendo que a maior dificuldade é convencer os clientes a saírem da zona de conforto e utilizarem uma nova tecnologia. Sabemos que não será fácil, mas garantimos que pode valer muito a pena, além de colocar seu escritório como uma empresa ligada a novidades.

Outra dica é sobre documentos físicos que podem ser digitalizados e armazenados em nuvem, trazendo grandes economias de espaço e maior velocidade na organização do seu escritório de contabilidade.

Olha os custos caindo aqui… Você deixa de comprar material de impressão e ainda ganha eficiência.

  • Invista na terceirização
A terceirização é um segmento que só cresce no Brasil. Nós somos orgulhosamente um exemplo disso, onde focamos em ser o maior parceiro das Contabilidade no que diz respeito a legalização de empresas.

Porém você deve pensar, estudar e testar muito bem antes de fechar qualquer terceirização. Pois pode ser muito bom e dar tudo certo, ou ser horrível e você terá que voltar atrás, o que dá ainda mais trabalho. Por isso estude, entenda como funciona o processo do parceiro e sempre deixe alguém cuidando para que tudo esteja nos conformes.

Usando-nos de exemplo, empresas especialistas atendem a um grande número de clientes com o mesmo problema. Criando assim expertises e competências específicas para garantir a redução de custos e ganhos de eficiência aos parceiros.

Por isso, este tipo de parceria, pode ser muito estratégica no que diz respeito à saúde financeira para seu escritório contábil, devido os diversos motivos que já falamos aqui, como o ganho de eficiência e a redução de custos juntamente.

Para finalizar, quais estratégias você já usou no seu escritório que deu certo?

Fale com nosso time, vamos dividir experiências, é só clicar aqui.

Somos os parceiros ideais para seu departamento societário, agora se você for o empresário, avise seu Contador sobre nossa existência. Só temos a ganhar com o alinhamento dos negócios. Saiba mais sobre a gente clicando aqui Hasa Documentos.

Como alterar de MEI para ME na JUCESP

Realizar a alteração de MEI para ME é obrigatório quando a empresa ultrapassa o faturamento anual estipulado pela categoria. Claro que é possível realizar essa alteração a qualquer tempo, caso seja essa a vontade do empreendedor.

Fazer a transformação de MEI para ME é muito positivo, porém cheio de detalhes que não podem passar despercebidos.

Para se tornar ME, é preciso retirar o CPF que consta na frente do nome, já que apenas o nome fará parte da razão social. O capital social não obrigatoriamente deve ser alterado.

Existem duas maneiras de realizar a mudança de MEI para ME: Migrando de categoria ou obtendo um novo CNPJ. Hoje falaremos sobre a migração de categoria na JUCESP.

Como alterar de MEI para ME na JUCESP?

Inicialmente é necessário solicitar o desenquadramento pelo portal do empreendedor e registrá-lo na JUCESP. É a Junta Comercial a encarregada dos registros do empreendimento.

Para que esse desenquadramento conste nos registros da Junta Comercial é necessário regularizar as informações da Ficha Cadastral.

Isso se dá mediante a apresentação de um formulário “Capa Marrom”, juntamente com a documentação obrigatória pertinente.

Somente após esse procedimento é que deverá ser protocolada a alteração desejada.

Saiba como efetuar o desenquadramento do MEI na JUCESP.

Quais os documentos necessários para alteração de MEI para ME na JUCESP?

Será necessário apresentar os seguintes documentos:

– Comunicação de desenquadramento do SIMEI;
– Formulário de desenquadramento;
– Requerimento do empreendedor direcionado ao presidente da Junta Comercial, solicitando o desenquadramento de sua empresa (esse requerimento é usado quando houver mudança para o formato de empresário individual).

Ainda, ele serve também como comprovante de regularidade para participação em licitações ou abertura de conta jurídica, por exemplo.

Após registrar como microempresa ainda é necessário adequar os dados cadastrais de MEI para ME perante a Junta Comercial.

Então temos:

– Requisição de desenquadramento do MEI no Portal do empreendedor;
– Comunicação à JUCESP, sendo necessário apresentar alguns documentos, conforme informado acima;
– Atualização dos dados cadastrais da empresa na JUCESP;
– Pagamento de impostos.

Importante frisar que primeiramente deverá ser registrado o pedido de desenquadramento da situação de MEI na JUCESP, e posteriormente protocolar a alteração desejada. São duas etapas distintas que não ocorrem ao mesmo tempo.

Não esqueça de realizar a atualização do capital social (valor que pode ser fixado livremente desde que compatíveis com as atividades que serão desenvolvidas pela empresa) e a razão social.

Após o registro do desenquadramento e a alteração aprovada, você irá se tornar oficialmente uma ME. Ainda, será necessário avisar a prefeitura do seu município e também a Secretaria do Estado da Fazenda sobre essas mudanças.

Sair da condição de MEI para ME é um crescimento e um passo importante, por isso é necessário realizar todo o procedimento legal com cuidado e com o profissional qualificado.

Alterações são processos que necessitam de um conhecimento específico. Se precisar de algum tipo de apoio nestas demandas conte com a Hasa Documentos.

Temos profissionais capacitados para dar o devido andamento a fase de desenquadramento e solicitação de alteração do MEI para o ME.

Fale Conosco.

6 maneiras de impulsionar seu escritório contábil

Conheça algumas estratégias para alavancar os resultados do seu escritório contábil

Em tempos de crise econômica, é fundamental para a saúde financeira das empresas, principalmente as de pequeno e médio porte, terem um olhar crítico para o negócio, com o objetivo de identificar formas de contenção de gastos, riscos e buscar soluções para garantir o sucesso no dia a dia.

Por esse motivo, preparamos uma lista com 6 dicas para contadores impulsionarem seus escritórios. Os contadores são os nossos principais parceiros no dia a dia e nós conhecemos os seus desafios e dificuldades com muita proximidade. Esperamos que essas estratégias simples possam ajudá-los a produzir resultados ainda melhores.

      1 – Reconheça o seu valor

A importância dessa atitude é fundamental nos dois sentidos da palavra valor: dignidade e preço. O contador é um profissional indispensável para a rotina das empresas e ter a consciência disso é o primeiro passo para o reconhecimento.

Muitas vezes para facilitar o entendimento, o contador tende a apresentar os serviços de maneira mais simples e de alguma forma até “desvalorizando” o trabalho.

Procure identificar aquilo que seu escritório faz muito bem e faça uma boa descrição desses serviços para que o cliente entenda a complexidade das atividades envolvidas e com isso tenha ciência do valor cobrado pelos serviços.

      2 – Cobre corretamente

A precificação é outro aspecto que precisa ser considerado com atenção: o contador precisa entender os custos e a produtividade da sua equipe para definir honorários justos que sejam, ao mesmo tempo, competitivos com a realidade do mercado e dignos da excelência dos resultados apresentados.

      3 – Seja amigo da tecnologia

A Indústria 4.0, em que a convergência de tecnologias veio para ficar, deixou de ser uma opção e é obrigatória para alavancar bons negócios. Isso significa que as inovações dessa nova era devem estar presentes em todas as etapas do trabalho em seu escritório contábil: divulgação e prospecção em mídias digitais, equipamentos e infraestrutura para melhorar o desempenho, softwares facilitadores da rotina de trabalho, entre outras soluções. Não deixe que o seu escritório fique parado no tempo e aprenda a se adaptar às mudanças.

      4 – Acompanhe a concorrência

Você precisa conhecer os seus concorrentes e perceber quais são os seus diferenciais. A qualidade no atendimento precisa ser um deles. Trate os seus clientes com exclusividade e ajude-os a reconhecer que os serviços prestados correspondem exatamente às suas demandas.

Ouça as suas necessidades e os feedbacks para identificar quando e onde é preciso mudar. Um atendimento de excelência ainda é a melhor estratégia de marketing para o seu escritório contábil.

      5 – Personalize suas soluções

Embora cada cliente tenha uma demanda, algumas costumam se repetir com mais frequência. Entretanto, é um erro tentar desenvolver uma fórmula que se aplique a todos os casos, não apenas pelo aspecto da eficiência, como pela impressão negativa que o seu cliente pode ter caso isso venha a acontecer.

Portanto, deixe o cliente entender que as soluções e serviços foram individualizados para as necessidades dele.

      6 – Não perca tempo com a burocracia

Como contador, você conhece melhor que ninguém as dificuldades impostas pela burocracia das instituições. Esses obstáculos reduzem a produtividade e consomem tempo e recursos de uma forma muito negativa.

O escritório contábil precisa ser capaz de identificar tendências com mais clareza e se especializar em serviços de maior valor agregado e que podem aumentar o seu faturamento.

Há 20 anos, a Hasa Documentos é especializada em legalização de empresas e em lidar com a “parte chata” dos processos burocráticos.

Foque nas atividades estratégicas, que realmente façam a diferença e conte com a gente para os processos de preparação e acompanhamento nos órgãos oficiais.

Fale hoje mesmo com um de nossos consultores e aprenda mais uma forma de impulsionar seu escritório contábil.

Parceria é a solução para o seu Escritório Contábil. Estudo da Deloitte mostra porque isso é importante.

Parceria é a solução para o seu Escritório Contábil. Estudo da Deloitte mostra porque isso é importante

A inovação, que antes era uma característica apenas das grandes organizações, hoje reúne diversos grupos.

Para sobreviver no complexo ambiente de negócios do século 21, empresas se unem a para criar ecossistemas que têm um objetivo principal: inovar e manter sua relevância no mercado.

Em um estudo realizado pela Deloitte, intitulado de “Parcerias para o Futuro”, o tema é tratado com propriedade. Chamados de “ecossistemas de inovação”, as empresas e profissionais se unem e repensam como inovar na produção de bens e serviços.

Com isso, é possível compreender que para transformar os negócios é preciso não apenas das grandes empresas, mas também de pequenas, médias, startups, órgãos públicos e universidades.

Por que entrar em um ecossistema de parcerias?

O estudo mostra que isso amplia as oportunidades de negócio, uma vez que a empresa não ficará presa em apenas uma única visão durante muito tempo. Com parcerias entre diferentes empresas, é possível trazer novas perspectivas, demandas e necessidades que resultam em uma excelência na prestação de serviços.

Isso porque a transformação digital fez com que o ambiente de negócios fosse impactado pela quebra de barreiras entre diversos setores. Outro ponto fundamental é a mudança de hábito do consumidor e o intenso desenvolvimento tecnológico, como Internet das Coisas (IoT), impressão em 3D, inteligência artificial, nanotecnologia e machine learning.

Um exemplo citado no artigo é o mercado de telecomunicações, no qual são criadas parcerias com outras empresas para elevar a qualidade da experiência do consumidor. Por que inicialmente o setor foi idealizado para a transmissão de voz e depois precisou se adaptar para a transmissão de dados. Dessa forma, a parceria permitiu agregar mais expertise, que antes não era considerado tão importante como os serviços digitais.

Hoje em dia, é comum ver empresas criando ecossistemas de parcerias com áreas de  tecnologia, marketing e atendimento ao cliente para melhorar o desempenho do negócio. O objetivo disso é driblar a falta de conhecimento em determinadas áreas, importantes para a sobrevivência do negócio.

Como podemos aplicar isso em um escritório contábil?

O artigo também traz dicas de como o empresário pode aplicar estes ensinamentos para impulsionar seus negócios. A primeira coisa a se fazer é estruturar um programa interno de inovação ou no caso de um escritório contábil, revisar processos, custos e valores cobrados. Afinal, se a intenção é aumentar o potencial da prestação de serviços, é essencial que sua empresa esteja organizada.

Com essa cultura implantada nas empresas, as possibilidades de inovação de modelos de negócio já existentes e a criação de novos processos e prestações de serviços são infinitas. Consolidar esta nova forma de inovar vai trazer resultados cada vez maiores, com ganhos para os envolvidos e os consumidores que poderão usufruir de produtos e serviços cada vez melhores.

Sua empresa já tem o hábito de inovar no jeito de fazer negócios?

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É possível transferir a dívida de uma empresa?

Abrir um negócio e mantê-lo lucrativo é um desafio contínuo para qualquer empreendedor. Em muitos casos, é necessário realizar o fechamento, e uma duvida frequente é sobre a possibilidade da transferência de dívidas deixadas pela empresa.

Vamos aprender mais sobre este assunto!

É possível transferir a dívida de uma empresa?

Logo de inicio, saiba que não se pode transferir passivos, da mesma forma que fazemos com a transferência de ativos.

A única maneira de transferir a dívida de uma empresa, é fazendo a transferência do titular responsável por ela.

Dessa forma, o outro lado assume tanto o ativo, quanto o passivo.

Muitos se perguntam de quem é a dívida anterior à compra do empreendimento. Então, saiba que o comprador passa a responder por elas, desde que tudo seja contabilizado nos livros fiscais da empresa, segundo o artigo 1.146 do Código Civil.

Em casos mais problemáticos, é importante dizer que o comprador também pode pedir o benefício de ordem: em que primeiro se executa o vendedor, para depois, se ele não tiver bens, passa a execução fiscal para o comprador. Em situações como esta o auxilio de um Advogado especialista é indispensável.

É possível primeiro fechar uma empresa e depois transferir a dívida?

Não! Pelo menos, não sem uma determinação judicial em casos especiais.

Quando se fecha uma empresa, as dívidas não deixam de existir apenas ocorre à transferência para o titular.

Todos os débitos são migrados para o CPF do responsável, ou sócio. Então, a pessoa física fica com toda a responsabilidade pela quitação dos débitos.

A lei 147/2014 trouxe mais tranquilidade e simplicidade na hora de fechar uma empresa com dívidas. Antes dessa lei, vários empresários simplesmente abandonavam as empresas e acumulavam obrigações, que mais adiante viravam uma verdadeira bola de neve.

Nesse sentido, o fechamento de empresa no Brasil está, hoje, mais fácil, mas requer atenção para que não ocorram ainda mais prejuízos desnecessários.

Como fechar uma empresa com dívidas?

Se você esta com uma pendência parecida procure por profissionais qualificados para executar os processos da melhor forma possível.

Aqui na Hasa Documentos temos serviços específicos para estes casos, mas atenção…

Atendemos exclusivamente Contadores e Advogados, então caso não se enquadre nesta categoria, terá que contar com um profissional para fazer esta intermediação. É claro que esta é uma regra para garantir sua segurança em todo o processo.

Fale com nossos especialistas e deixe-nos ajudá-lo.

Reduzir Custos Financeiros: 4 dicas importantes para o seu escritório Contábil

Reduzir custos de um escritório é um dos grandes desafios para empresas de qualquer segmento, de qualquer tamanho em qualquer lugar do mundo. Afinal, quem deseja expandir os negócios, melhorar a margem da prestação de serviços, realizar networking e aumentar o crescimento de áreas de desenvolvimento precisa olhar para o tema. No entanto, reduzir custos financeiros não significa diminuir a qualidade dos serviços prestados. Por isso, é preciso analisar e garantir que a economia não afete o dia a dia da sua empresa.

Para te ajudar com esta questão, nós da Hasa Documentos listamos as principais dicas para o seu escritório contábil reduzir custos. Confira e veja como é possível otimizar os processos gastando menos.

1 – Digitalize os documentos

Eliminar a papelada pode fazer você economizar significativamente. Os arquivos digitais possuem a mesma validade que um arquivo impresso – desde que estejam assinados digitalmente por um certificado digital.

Com essa digitalização, você reduz os gastos com cópias, envio e armazenamento de documentos, por exemplo. Além disso, as atividades operacionais se tornam mais ágeis – podendo até mesmo diminuir o prazo da finalização de processos.

2 – Contrate uma consultoria de TI

Com a digitalização dos documentos, é fundamental que o seu escritório contábil contrate uma consultoria de TI. Com isso, você evita custos desnecessários com retrabalhos e problemas em softwares – e ainda garante mais segurança aos seus arquivos.

Afinal, com ataques virtuais cada vez mais frequentes, esta consultoria vai evitar problemas e ainda capacitar toda a equipe a operar os sistemas e equipamentos fornecidos.

3 – Reduza seus custos mensais

É importante ter em mente todos os custos que podem ser reduzidos e que não vão impactar na produtividade do seu escritório. Um bom exemplo são os custos com telefonia, internet e sistemas. Afinal, essas empresas sempre atualizam seus pacotes de planos – e podem oferecer uma solução mais barata e que se adeque melhor às suas necessidades.

Outro exemplo é o gasto com papéis, materiais descartáveis e de escritório. Vale conscientizar os colaboradores para evitar o desperdício – como diminuir o número de impressões e evitar o uso de copos descartáveis, por exemplo. São pequenas ações, mas que no final do mês fazem muita diferença.

4 – Invista em parcerias estratégicas

O primeiro passo para um escritório contábil reduzir custos sem prejudicar seu desenvolvimento é por meio de parcerias estratégicas. Dentre os exemplos de parcerias que podem beneficiar sua empresa estão a fusão, patrocínio de pesquisas e a coprodução.

É comum que os empresários enxerguem empresas do mesmo segmento apenas como concorrentes – mas elas podem se tornar um complemento do seu serviço – otimizando a sua entrega e trazendo uma redução de custos significante.

Um bom exemplo desse tipo de parceria é a Hasa Documentos – uma empresa que pode te ajudar com as atividades paralegais, o que vai reduzir custos e ainda agilizar a burocracia com órgãos públicos.

Uma assessoria completa, com o acompanhamento, protocolo e preparo de documentos na Jucesp, Receita e Prefeitura. Assim, seu escritório tem mais tempo para atender os clientes e realizar outras atividades que exigem mais tempo e técnica e que sejam mais relevantes para o seu cliente.

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