Erros mais comuns em um escritório de contabilidade pode trazer sérios problemas para a seus clientes. Isso porque dependendo do tipo de erro, pode trazer riscos de multas e até mesmo incorrer em processos judiciais ou fiscais.
Uma equipe de contabilidade precisa ser qualificada e estar atenta durante todo o tempo, com o objetivo de evitar equívocos a todo custo. Geralmente, soluções simples podem afastar grandes problemas.
Confira agora os 5 erros de contabilidade referente a estratégia no Brasil!
1: Falta de um planejamento tributário
O Brasil é um dos países que mais gasta tempo com cálculos e pagamento de tributos. Mas mesmo assim, muitas empresas ainda deixam de lado o planejamento tributário – o que se torna um dos grandes erros de uma contabilidade.
Então os escritórios contábeis precisam lembrar seus clientes que, com todos os tributos calculados corretamente, a empresa pode, inclusive, economizar. Afinal, o planejamento tributário auxilia a encontrar condições e prazos de pagamento dentro da legalidade, e oportunidades de alíquotas mais adequadas ao negócio.
2: Fazer cálculos equivocados
Erros de cálculo podem acontecer, mas é fundamental utilizar todas as ferramentas à sua disposição para minimizar esse risco. É importante que a equipe responsável pelo fluxo de caixa ou livro contábil dos clientes, por exemplo, esteja atenta até mesmo quando utilizar ferramentas de automação. Pequenos erros de digitação podem causar sérios problemas, o que pode levar horas para serem corrigidos.
Inclusive hoje em dia existem diversas tecnologias, como a RPA (Robotic Process Automation), que nada mais é do que o uso de softwares (robôs) que navegam na camada de visualização de sistemas. Eles têm o objetivo de substituir tarefas repetitivas, operacionais e de baixa importância — assim eles deixam as pessoas livres para atuar em atividade que exigem o uso de julgamentos, da razão.
3: Ausência de análise e documentação das atividades
Assim como o pagamento de tributos, a análise e documentação dos resultados deve ser tarefa presente no dia a dia do seu escritório contábil. Sem isso, você não consegue perceber onde estão as oportunidades para melhorar o trabalho, quais são as atividades que consomem mais tempo dos seus funcionários e assim identificar oportunidades que podem fazer com que você economize.
Pular essa etapa é um grande erro de estratégia. Afinal, essa análise pode ajudar a tomada de decisões. Por isso, invista na produção de relatórios para cada setor da empresa, para cada processo e clientes, apontando todas as horas investidas para o pagamento dos tributos e notas fiscais emitidas.
4: Equipe despreparada
Outro grande erro é não investir em uma equipe que tenha competência para as funções contábeis. Ter pessoas com experiência na equipe permite que o trabalho seja executado com excelência e até em menor tempo, dando oportunidades para o negócio expandir.
Dentre as pessoas da equipe que precisa ser experiente é o próprio contador responsável pelos clientes, que realiza muito mais atividades do que fazer o balanço anual e declarar o Imposto de Renda. Ele tem o papel de se tornar um consultor, que indica quais são as melhores decisões a serem tomadas para melhorar a performance financeira das empresas.
5: Internalizar todas as atividades contábeis
Outro erro de estratégia é concentrar no escritório todas as atividades relacionadas a contabilidade, manter um grande volume de pessoas na equipe que precisam estar disponíveis para atender todas as demandas contábeis. Uma boa alternativa para que você consiga prestar serviços com excelência e manter uma equipe mais enxuta ou direcionada para as atividades mais estratégicas é contar com parceiros para realizar algumas funções.
Evitando esses erros, o resultado pode ser um escritório contábil com mais produtividade e mais rentável financeiramente.
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