Em qualquer processo de fiscalização, licenciamento ou auditoria, manter os documentos da empresa organizados e atualizados é o primeiro passo para garantir segurança jurídica e evitar problemas operacionais.
E o contador tem papel fundamental nessa missão.
Seja para renovar alvarás, emitir certidões, participar de licitações ou conseguir crédito, uma empresa só avança com documentação fiscal e societária regularizada.
Mas afinal, quais documentos são esses? E o que deve ser monitorado com mais atenção?
📂 Documentos fiscais e cadastrais: o que precisa estar em dia?
O setor contábil deve garantir que os documentos abaixo estejam atualizados, válidos e de fácil acesso:
- CNPJ Ativo e sem pendências
Verifique periodicamente se o CNPJ está regular junto à Receita Federal e sem risco de inaptidão.
👉 Como saber se um CNPJ está ativo? – Hasa Documentos - Inscrição Estadual e Municipal regularizadas
Empresas que emitem nota fiscal precisam manter esses registros atualizados para não ter problemas com SEFAZ ou prefeituras.
👉 Como regularizar Inscrição Estadual? – Hasa Documentos - Certidões negativas válidas
Certidões como a da Receita, FGTS, INSS e estaduais devem ser renovadas dentro do prazo.
👉 Como emitir Certidão Negativa de Débitos (CND)? – Hasa Documentos - Alvarás e licenças específicas da atividade
Incluem alvará de funcionamento, vigilância sanitária, AVCB, CETESB, entre outros, de acordo com o tipo de empresa.
👉 Como tirar o Alvará de Funcionamento no Brasil? – Hasa Documentos
📄 Documentos societários: o que revisar com frequência?
Além dos dados fiscais, o controle societário é essencial para evitar bloqueios e dar respaldo jurídico à operação da empresa. Os principais pontos de atenção são:
- Contrato Social atualizado e registrado
Toda alteração societária deve ser formalizada — mudança de endereço, capital, atividade, nome, entrada ou saída de sócio, etc.
👉 Como fazer uma alteração de empresa na JUCESP – Hasa Documentos - Atividades Econômicas (CNAEs) compatíveis com a operação atual
Evita incompatibilidades com regimes tributários, fiscalização municipal e riscos de exclusão do Simples.
👉 Quais são os documentos necessários para legalizar uma empresa? – Hasa Documentos - Registro atualizado na Junta Comercial
Mudanças não registradas podem impedir a emissão de certidões e travar novos processos legais.
🚨 Riscos da empresa irregular
Trabalhar com documentação desatualizada ou incompleta expõe o cliente a diversos riscos:
- Impossibilidade de emitir notas fiscais
- Bloqueio de atividades ou licitações
- Multas e autuações
- Dificuldades para obter crédito e certidões
- Travamento do crescimento da empresa
🛠️ Como a Hasa pode ajudar seu escritório contábil
A Hasa Documentos atua diretamente na regularização paralegal do seu cliente:
- Atualização de dados no CNPJ
- Alterações contratuais e registro na Junta
- Emissão e renovação de alvarás
- Obtenção de certidões negativas
- Regularização de inscrições estaduais e municipais
- Apoio na estruturação documental para operações complexas
Enquanto o seu escritório cuida da parte contábil, nós cuidamos da legalização e da estrutura jurídica do CNPJ.
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